Un séminaire d'une journée comprend en général quatre temps de restauration : l'accueil café, une pause le matin, le déjeuner et une pause l'après-midi. Le format de chacun dépend d'une seule question : combien de minutes le programme laisse-t-il ? Un déjeuner de 45 minutes ne se sert pas comme un déjeuner d'1 h 30.
Les quatre temps d'une journée type
| Temps | Durée courante | Format | Repère par personne |
|---|---|---|---|
| Accueil | 30 min | Café, thé, jus, viennoiseries | 1 à 2 viennoiseries, 2 boissons chaudes |
| Pause matin | 15 à 20 min | Boissons, fruits frais | 1 boisson chaude, 1 fruit ou 1 mignardise |
| Déjeuner | 45 min à 1 h 30 | Plateau, buffet ou assis | Selon format (voir plus bas) |
| Pause après-midi | 15 à 20 min | Sucré léger, boissons fraîches | 2 pièces sucrées, eau |
Le déjeuner : trois formats
Le plateau-repas
Pour les déjeuners de 30 à 45 minutes, en salle de réunion, quand on ne veut pas couper le travail. Un plateau par personne, livré froid. Chaque plateau porte son étiquette, ce qui règle la question des régimes et des allergènes.
Le déjeuner buffet debout
Pour 45 minutes à 1 h. Les participants circulent, échangent, reprennent la discussion du matin. Comptez 12 à 15 pièces salées et 3 sucrées en format cocktail, ou un buffet de 2 entrées, 2 plats et 2 desserts.
Le déjeuner assis
Pour 1 h 15 à 1 h 30. Il se prête aux séminaires de direction, aux journées clients ou aux remises de prix. Il demande une salle de restauration séparée de la salle de travail, sinon il faut retourner la salle en 15 minutes.
L'alcool : ce que dit le Code du travail
L'article R4228-20 du Code du travail interdit toute boisson alcoolisée sur le lieu de travail autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré. Depuis un décret du 4 juillet 2014, l'employeur peut aussi limiter ou interdire ces boissons par le règlement intérieur ou une note de service, quand la sécurité le justifie.
Pour un séminaire organisé dans les locaux de l'entreprise, cela exclut les cocktails à base de spiritueux. Hors des locaux, dans une salle louée, la question relève de la politique de l'entreprise. Pensez aussi aux participants qui reprennent la route : une offre sans alcool travaillée évite qu'ils restent à l'eau plate.
Où se tiennent les séminaires autour de Montpellier
Le secteur offre des formats variés :
- Le Corum, palais des congrès du centre de Montpellier, avec trois auditoriums de 318, 745 et 2 000 places et 25 salles de réunion selon le Montpellier Méditerranée Convention Bureau.
- Les domaines viticoles de la périphérie, du Grès de Montpellier au Pic Saint-Loup, dont certains louent une salle de réception avec cuisine.
- Les hôtels de Montpellier, de Port Marianne et de La Grande-Motte, avec salles de réunion.
- Les locaux de l'entreprise elle-même, cas le plus fréquent pour une journée de 20 à 40 personnes.
Dans un centre de congrès ou un hôtel, renseignez-vous avant tout sur les traiteurs autorisés : certains lieux travaillent avec un prestataire référencé.
Le cocktail de clôture
En fin de séminaire, entre 17 h 30 et 19 h, le cocktail sert de transition avant le retour. Comptez 8 à 10 pièces par personne si les participants dînent ensuite, 15 à 18 s'ils rentrent directement. Le détail des quantités est dans notre article pièces par personne.
Les points à caler avec le traiteur
- Le nombre définitif : à confirmer à une date fixée, souvent quelques jours avant.
- Les régimes : liste nominative si possible, recueillie lors de l'inscription.
- L'accès : quai de livraison, ascenseur, badge, horaires d'ouverture du bâtiment.
- Le débarrassage : qui récupère la vaisselle, à quelle heure.
- La facturation : bon de commande, numéro de TVA, adresse de facturation distincte.
Les erreurs fréquentes
Servir un déjeuner chaud et lourd avant une session de travail de trois heures. Les participants piquent du nez à 15 h. Un déjeuner plus léger, avec un dessert frais, passe mieux.
Oublier l'eau dans la salle de réunion. Une bouteille par participant et par demi-journée est un minimum.
Prévoir la pause café au moment où l'intervenant prend du retard. Le café refroidit, les viennoiseries sèchent. Un service en libre accès sur une table à part règle le problème.
Pour un devis
Envoyez le programme horaire, le nombre de participants, le lieu et les régimes connus. La page événements d'entreprise présente les formats. Pour une soirée de clôture en format debout, voir l'article organiser un afterwork d'entreprise à Montpellier et le cocktail dînatoire. La demande se fait depuis la page contact.
